Was ist ein Briefing? Bedeutung, Aufbau und gratis Vorlage
Auf einen Blick
Ein Briefing ist quasi euer Kompass für das bevorstehende (Design-)Projekt. Es gibt euch eine klare Übersicht über die Bestandteile, Rahmenbedingungen und vor allem die Erwartungen. Wo soll die Reise hingehen? Welche Ziele wollt ihr erreichen? Ein Briefing mit gutem Aufbau hilft euch dabei, all diese Fragen zu beantworten – und das auf eine einfache und strukturierte Weise. Meist als Fragebogen oder Dokument verfasst, werden hier der aktuelle Ist-Zustand, die Ziele und die Rahmenbedingungen des Projekts festgehalten. Auf diesen 1-2 Seiten findet ihr die wichtigsten Infos zur anstehenden Aufgabe – und es dient im Verlauf des Projekts als Orientierung, damit ihr immer auf Kurs bleibt.
Warum das so wichtig ist? Ein gut formuliertes Briefing legt den Grundstein für alles Weitere. Es sorgt von Anfang an für klare Verhältnisse und eine strukturierte Kommunikation zwischen euch und eurer Agentur oder eurem Dienstleister. Hier werden die Rahmenbedingungen, der Ist-Zustand und die Ziele des Projekts festgehalten – quasi euer Fahrplan, damit am Ende genau das Ergebnis herauskommt, das ihr euch wünscht. Bevor es also richtig losgeht: Briefing ansetzen und loslegen!
Warum? Weil es die Grundlage für alles Weitere ist. Mit einem gut formulierten Briefing sorgt ihr von Anfang an für klare Verhältnisse: Es legt die Basis für eine gute und strukturierte Kommunikation zwischen euch und eurer Agentur oder eurem Dienstleister.
Inhalte des Artikels
Die Bedeutung oder auch warum ein Briefing wichtig ist
Vorbereitung ist alles! Ein gut formuliertes Design-Briefing ist der wichtigste Schritt, um ein erfolgreiches Projekt auf den Weg zu bringen. Es sorgt dafür, dass ihr von Anfang an den Überblick habt – und das bei Projekten jeder Größe, ob groß oder klein.
Ein Briefing ist das Herzstück des Designprozesses. Es hilft dabei, dass alle Beteiligten genau wissen, worum es geht und welche Ergebnisse am Ende auf dem Tisch liegen sollen. So wird nicht nur der Ablauf strukturiert, sondern es stellt auch sicher, dass alle auf derselben Wellenlänge sind. Hier sind ein paar Gründe, warum ein durchdachtes Briefing unverzichtbar ist:
Klarheit und Präzision:
Ein Briefing schafft von Anfang an Klarheit. Welche Ziele verfolgt ihr? Welche Erwartungen gibt es? Es hilft, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle das Gleiche im Kopf haben.
Richtung und Fokus:
Mit einem Briefing habt ihr jederzeit eine klare Richtung vor Augen. Es hält das Projekt auf Kurs und verhindert, dass sich Dinge in unnötigen Details verlieren.
Zeit- und Budgetmanagement:
Ein Briefing sorgt dafür, dass ihr eure Ressourcen im Blick behaltet. Deadlines werden festgelegt, und es hilft, euer Budget effizient einzusetzen.
Kreativität und Innovation:
Klingt vielleicht überraschend, aber durch die klare Struktur eines Briefings haben Designer und Kreative den nötigen Freiraum, um sich voll zu entfalten – ohne den roten Faden zu verlieren.
Wann und wo brauchst du ein Briefing?
Ganz ehrlich – ein Briefing braucht ihr öfter, als ihr vielleicht denkt! Es wird in den unterschiedlichsten Branchen und Unternehmen eingesetzt. Immer dann, wenn eine Aufgabe von einem Auftraggeber an einen Dienstleister übergeben wird, ist ein Briefing am Start. So stellt ihr sicher, dass alle auf derselben Seite stehen und das Projekt reibungslos läuft.
Typische Beispiele? Hier ein paar Situationen, in denen ein Briefing unverzichtbar ist:
- In einem Projekt wird eine Agentur beauftragt, den Aufbau eines Messestands zu organisieren.
- Ein Start-up beauftragt eine Kommunikationsdesigner, die komplette Markenidentität zu entwickeln – vom Logo bis zum Corporate Design.
- Ein Unternehmen engagiert einen Texter, um die Website-Texte zu überarbeiten und für Suchmaschinen zu optimieren.
Besonders im Kreativbereich: Ihr möchtet ein neues Logo, ein Webdesign oder eine Marketingkampagne entwickeln lassen? Ohne Briefing läuft hier gar nichts! Kurz gesagt, immer wenn es darum geht, dass jemand für euch eine Aufgabe übernimmt – egal, ob es um Design, Technik oder Organisation geht – sorgt ein Briefing dafür, dass alle dasselbe Ziel vor Augen haben.
Aufbau: Was gehört in ein gutes Briefing?
Ein gutes Briefing ist wie ein Rezept – je genauer die Zutaten, desto besser das Ergebnis! Je nach Projekt kann der Aufbau variieren, aber in den meisten Fällen umfasst ein Briefing die folgenden Punkte:
Mit diesen Punkten sorgt ihr dafür, dass euer Briefing die ideale Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit wird. Alle wissen, was zu tun ist, und das Projekt läuft strukturiert und effizient ab.
Beispielhafter Briefing-Aufbau
- 1. Titel & Kurzbeschreibung: Los geht’s mit dem Titel des Projekts und einer kurzen Beschreibung. Das gibt allen Beteiligten einen schnellen Überblick. Vergebt einen eindeutigen Name, den die Beteiligten leicht wiedererkennen, und eine kurze Zusammenfassung als Überblick über Umfeld und Thema.
- 2. Über das Unternehmen, Markt & Wettbewerb: Stellt euer Unternehmen vor – was ihr macht, wie eure Marktposition ist und wer eure Mitbewerber sind. Diese Infos helfen, den Kontext des Projekts besser zu verstehen. Es geht hier um Eckdaten zu dir und deinem Unternehmen: Background, Branche, Entwicklungen des Unternehmens, Unternehmensgröße, Mitarbeitende etc. .
- 3. Ziele & Erwartungen: Hier beschreibt ihr klar und präzise, welche Ergebnisse am Ende stehen sollen. Die Ziele sollten messbar und greifbar sein. Definiert die Erfolgskennzahlen für das Projekt und formuliert möglichst präzise, was genau am Ende entstanden sein soll.
- 4. Zielgruppe: Nennt Personengruppen, die ihr mit eurem Projekt ansprechen wollt. Egal ob B2B oder B2C, es ist wichtig, die Zielgruppe und ihre Bedürfnisse genau zu kennen, um passende Lösungen zu entwickeln. Dieser Abschnitt sollte alle relevanten demografischen Daten enthalten.
- 5. Botschaft & Tonalität: Stellt heraus welche Kernbotschaft vermittelt werden soll und wie die Tonalität sein soll. Beispielsweise professionell, locker, seriös, kindlich - hier gebt ihr an, welchen Stil das Projekt haben soll.
- 6. Leistungsumfang, Anforderungen & erwartete Ergebnisse: Ob Design, Text oder Technik – hier werden die Aufgaben, konkreten Leistungen und erwarteten Ergebnisse definiert. Formuliere genau, was du erwartest.
- 7. Beteiligte: Hinterlege Ansprechpartner und Beteiligte, die für diese Aufgabe wichtig sind. Verteilt Verantwortlichkeiten je nach Kompetenzen.
- 8. Budget: Hier klärt ihr, welche finanziellen Ressourcen bereitstehen und wie sie verteilt werden sollen. Berücksichtige dabei Designer, Texter, Fotografen, Illustratoren, Entwickler etc. .
- 9. Zeitplanung & Deadlines: Hier legt ihr wichtige Meilensteine und das finale Fälligkeitsdatum, bis wann das Projekt fertig sein soll, fest.
Form, Layout eines Briefings
Ein Briefing ist nicht nur irgendein Dokument – es ist eure zentrale Übersicht über die wichtigsten Bestandteile, Rahmenbedingungen und Erwartungen an ein bevorstehendes Design-Projekt. Hier findet ihr alle Infos an einem Ort, auf den alle Beteiligten jederzeit zugreifen können. Es sollte sachlich und detailliert gestaltet sein, denn ein klarer Aufbau erleichtert die Übersicht und hilft, Missverständnisse zu vermeiden.
Was die Gestaltung angeht, habt ihr die Freiheit, ein eigenes Design zu verwenden. Ihr könnt euer Briefing sogar als PowerPoint-Präsentation aufbereiten! Das Ziel bleibt dabei immer dasselbe: Alle Beteiligten sollen klar verstehen, worum es im Projekt geht und welche Ziele verfolgt werden.
Das Briefing kann sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen, wobei ein schriftliches Dokument in der Regel die sinnvollere Wahl ist. Es gibt unterschiedliche Wege, ein Briefing zu übermitteln. Ob ihr es per Telefon besprecht, einen Videocall verabredet oder es schriftlich per E-Mail verschickt – das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Je nach persönlichen Vorlieben, Komplexität des Projekts und dem organisatorischen Rahmen, wie Dringlichkeit und zeitlicher Verfügbarkeit der Beteiligten, eignet sich der eine oder andere Kanal besser.
Insgesamt unterscheidet sich ein Briefing im Umfang je nach Einsatzzweck, ist aber in der Regel nicht länger als 1-2 Seiten. So bleibt es übersichtlich und prägnant – genau das, was ihr braucht, um euer Projekt auf Kurs zu bringen!
Briefing-Vorlage mit Fragen
Jetzt wird’s konkret – hier kommt eine praktische Vorlage, die euch dabei hilft, euer eigenes Briefing zu erstellen. Diese Struktur bietet die wichtigsten Punkte, die ihr beachten solltet:
- 1. Titel & Kurzbeschreibung: Worum geht es, und was soll konkret umgesetzt werden? Was steht im Fokus des Projekts?
- 2. Über das Unternehmen, Markt & Wettbewerb: Wie groß ist das auftraggebende Unternehmen, und wie lange ist es schon am Markt? Welche Produkte oder Dienstleistungen bietet es an? Wer sind die Hauptkonkurrenten?
- 3. Ziele & Erwartungen: Was sind die Erwartungen und Wünsche? Hier beschreibt ihr eure Kampagnenziele, Kommunikationsziele und die Kernbotschaft, die vermittelt werden soll.
- 4. Zielgruppe: Wen möchtet ihr mit eurer Kampagne ansprechen, und welche Werte, Interessen und Bedürfnisse haben diese Menschen? Wer soll angesprochen werden? An wen richtet sich das Ergebnis?
- 5. Botschaft & Tonalität: Welchen Ton und welche Stimmung möchtet ihr vermitteln? Wie soll sich euer Zielpublikum fühlen, wenn es eure kreativen Inhalte sieht?
- 6. Leistungsumfang, Anforderungen & erwartete Ergebnisse: Was genau wird gebraucht und vor allem warum? Welche Anforderungen stellt ihr an das Design? Gibt es bereits ein Corporate Design?
- 7. Beteiligte: Wer ist beteiligt? Wer sind die Hauptansprechpartner, und welche Abteilungen oder externen Partner sind involviert?
- 8. Budget: Wie viel Budget steht für das Projekt zur Verfügung? Wie hoch ist das Gesamtbudget? Gibt es konkrete Angaben dazu, wie das Budget ausgegeben werden soll?
- 9. Zeitplanung & Deadlines: Wann muss das gesamte Projekt fertig sein? Bis wann sollen welche Schritte erfolgt sein?
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So, genug der Theorie – es ist Zeit für euer eigenes Briefing! Nutzt diese Vorlage, um eure Gedanken zu strukturieren und den Überblick zu behalten.
Fazit - Ist denn das alles nötig?
Ihr fragt euch jetzt vielleicht: Ist denn das alles nötig? Ja, das ist es! Je mehr Informationen aus der Briefingvorlage übernommen und ausgewertet werden, desto genauer und zielgerichteter können alle Beteiligten arbeiten. Ein gutes Briefing ist also kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit.
Es beleuchtet sowohl den Ist-Stand als auch die Zukunftsperspektive und legt die Grundlage für den Projekterfolg. Indem es alle wichtigen Informationen bündelt und die Erwartungen klar festlegt, schafft es die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Mit einem durchdachten Briefing vergisst ihr nichts Wichtiges und könnt strukturiert sowie zielgerichtet arbeiten. Ihr sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind und dass eure kreativen Ideen genau in die gewünschte Richtung fließen. Also, nehmt euch die Zeit für ein solides Briefing – der Aufwand wird sich auszahlen!
Ihr möchtet auch ein professionelles, durchdachtes Erscheinungsbild, um die Zielgruppe gezielt anzusprechen und dafür die nötige Aufmerksamkeit und den Wiedererkennungseffekt zu erlangen? Meldet euch gerne bei mir. Ich erstelle euer Logo, entwickle das Corporate Design und auch entsprechende digitale oder gedruckte Anwendungen bis hin zur Website.
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Designerin mit Herz und Verstand
Hi, ich bin Daria und Kommunikations- und Webdesignerin aus Münster in NRW. Bei meinen Designs lege ich Wert auf Klarheit und Struktur, gleichzeitig arbeite ich mit viel Liebe zum Detail. In meiner Kolumne teile ich regelmäßig wertvolles Wissen und meine Erfahrungen zu Themen wie Logo erstellen, Kommunikationsdesign, Marketing, Brand-Strategien und vielen mehr.
